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Optimisation de tournées

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Nouveau moteur d’optimisation

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Déjà présent en mode bêta sur la version Winter 20’, la version Winter 21’ fournit des résultats robustes et plus performants sur les domaines suivants :

• Durée d’optimisation en moyenne 3,5 fois plus rapide.
• Sur des situations de contraintes fortes, il offre une meilleure couverture de clients visités ainsi que des taux de planification plus élevés.
• Gestion de la contrainte de période

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Figure 1 : le paramètre « nouveau moteur » activé dans l’onglet Optimisation de la page Administration

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Nouvelles contraintes gérées

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Dans cette version, nous avons ajouté 2 nouvelles contraintes d’optimisation pour que les résultats s’adaptent mieux à certaines de vos situations.

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Figure 2 : les 2 nouveaux paramètres d’optimisation accessibles dans une page Comptes

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Optimisable

En tant que commercial, vous souhaitez peut-être empêcher que l’un de vos comptes soit intégré dans l’optimisation afin de le traiter manuellement. L’opération est désormais possible et est faite depuis la page Comptes dans les contraintes d’optimisation.

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Gérer des saisons d’activité hautes et basses.

Certaines périodes sont particulièrement intenses et nécessitent de revoir les stratégies de visites commerciales (Noël ou la saison estivale dans les lieux touristiques). Aussi avons-nous ajouté une contrainte permettant de gérer ce type de période.

Vous pourrez déclarer à Opti-Time qu’un point de vente est par exemple à visiter 2 fois plus pendant la saison haute de votre activité. Lorsque la saison haute est révolue, les contraintes de visites repassent en mode standard.

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Figure 3  : Définition d'une période "Période commerciale de noël" pour le compte MONCALM SAS

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Figure 4  : les 2 nouveaux paramètres d’optimisation accessibles dans une page Comptes

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Pour mettre cela en œuvre, il vous suffit de cliquer sur le bouton période situé dans le formulaire de détail d’un point de vente avant de renseigner une période haute ou basse. Une fois créée, sélectionnez la période cible et modifiez les paramètres de visite (fréquence ou durée par exemple)

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Sécurisation des données de planification.

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Afin de protéger vos données de planification de modifications accidentelles, nous avons ajouté des autorisations permettant de lire ou de modifier les contraintes d’optimisation visibles dans le formulaire d’un compte.

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Figure 5 : les contraintes de planification de la page compte ne sont pas éditables

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Pour mettre cela en œuvre, il vous suffit d'aller dans la configuration de Salesforce, rechercher les ensembles d'autorisations de Opti-Time Standard User (OPTIM APP ONLY) puis de cliquer sur Autorisations personnalisées. De cette manière, vous pourrez activer les autorisations de votre choix dans la page des Comptes.

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Figure 6 :: les autorisations sont attribuées depuis les « Ensembles d’autorisations » dans la configuration du CRM.

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 Prochains créneaux intelligents

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Rappel Cette fonction accessible présente dans l’onglet Opti-Time (depuis la version Summer 20’) propose automatiquement des créneaux de rendez-vous qui prennent en compte les contraintes suivantes : Lieux de départs et d’arrivée de la ressource ; Heure de début et de fin de journée de la ressource : S’il n’y a pas d’évènement déjà existant dans le calendrier, l’heure de début et de fin de travail de la ressource est alors prise en compte ; Dans le cas contraire, s’il existe déjà des meeting/call ou autre, l’heure de début et de fin de travail de la ressource n’est pasprise en compte afin de proposer davantage de souplesse. La durée de la visite ; La fréquence de visite et les espacements minimums. A noter que si aucun espacement n’est paramétré dans le compte, un espacement minimum par défaut est malgré tout calculé par l’outil.

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Dorénavant utilisable depuis les pages standards Comptes et Contacts.

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Nous avons rendu accessible la fonction Prochains créneaux directement dans la page Comptes et également (et c’est nouveau !) dans la page Contacts. L’utilisateur pourra ainsi cliquer sur un bouton pour déclencher l’action.

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Figure 7 : le bouton Prendre un rendez-vous accessible depuis la page d’un compte

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L’interface de prise de rendez-vous a été revue et intègre une liste ainsi qu’un calendrier hebdomadaire sur 5 ou 7 jours (possibilité d’exclure le week-end) ou journalier.

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Figure 8 : lliste et calendrier hebdomadaire des prochains créneaux possibles.

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 Figure 9 : liste et calendrier journalier des prochains créneaux possibles.

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Activable via les présentations de page de Salesforce.

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Si cette fonction doit être visible par certains membres de votre équipe, elle ne doit pas toujours l’être pour tous. Nous avons rendu activable ce bouton via la présentation de page de Salesforce.

Un administrateur Salesforce pourra ainsi intégrer ce bouton dans la partie des actions Lightning Expérience de la présentation de page cible.

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Figure 10 : activation du bouton next visit slot dans la partie Lightning Expérience d’une présentation de page de l’objet Contact.

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Paramétrage des prochains créneaux

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Nous avons ajouté des paramètres dans l’onglet Administration permettant de préciser le nombre de créneaux à afficher, l’arrondi des créneaux et l’ordre d’affichage.

Figure 11 : bloc de paramètre situé dans la page Administration, montrant les paramètres disponibles pour l’affichage des prochains créneaux.

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Envoyer automatiquement une invitation à votre contact

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Après avoir pris un rendez-vous optimisé, quoi de plus efficace que d’envoyer une invitation à votre contact ?

Si l’adresse e-mail du contact est renseignée, alors le contact recevra un mail avec les informations sur le rendez-vous et un fichier .ical pour ajouter cette invitation dans son agenda.

Pour les contacts utilisant les messageries Gmail et Outlook, il est possible d’aller plus loin et de synchroniser l’agenda du contact avec le vôtre, pour recevoir sa confirmation/refus par exemple.

Pour cela, il conviendra d’activer la fonction Utiliser Lightning Sync pour les mails d’invitation (cf fig précédente) dans la page d’administration.

Figure 12 : une adresse e-mail figure dans l’un des contacts du compte sur lequel je souhaite planifier un rendez-vous.

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Figure 13 : après la prise du rendez-vous, un courriel est reçu par le destinataire.

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Figure 14 : un courriel d’invitation est reçu par le destinataire qui peut accepter ou refuser

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Une application pas-à-pas pour vous guider dans la découverte et le renforcement d’Opti-Time

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Opti-Time embarque dans cette nouvelle version une application de guidage. Il s’agit d’un tutoriel animé, qui vous conduira pas à pas dans l’application afin de réaliser une tâche. Le guidage se déclenche en cliquant sur un bouton Guides Opti-Time visible en bas à gauche des écrans d'Opti-Time for SalesForce. Le bouton n'est pas visible dans les pages standards.

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Figure  : le bouton en bas à gauche des écrans d'OptiTime for SalesForce permet d'accéder au menu

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Cette version embarque jusqu’à 16 guides, la mise à disposition des guides dépend du niveau de licence acquise.

Figure  : le menu deployé présente 16 guides classés par onglet OT4SF

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Améliorations sur la page Intervenant

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Convergence vers un design natif de Salesforce

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Dans cette version, nous avons revu le design de cette page, en le faisant converger vers le design natif de Salesforce. Pourquoi ?

Pour faire évoluer les utilisateurs en terrain connu, avec des repères, des comportements qu’ils maîtrisent déjà. Pas besoin d’apprendre à naviguer ou à utiliser une nouvelle interface !

Dans le détail, nous avons ajouté :

• Une présentation de page type Salesforce composée :
  • d’un bandeau ;
  • et d’actions rapides.
• D’un bouton liste des actions supplémentaires ;
• L’affichage du nombre d’éléments sélectionnés.

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Figure 15 : tableau des intervenants.

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Ajout de champs supplémentaires

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En tant qu’administrateurs, nous avons ajouté 5 champs supplémentaires dans le tableau des intervenants, afin que vous puissiez identifier, trier, sélectionner, modifier plus rapidement qu’auparavant les informations utiles à la gestion de vos intervenants et vos optimisations.

Nous avons ainsi ajouté les champs suivants :

• Ville ;
• Géocodé ;
• Nombre d’heures de travail par jour ;
• Nombre de travail par semaine ;
• Nombre de nuitées.

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Amélioration du géocodage unitaire

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Jusqu’à présent, l’action de lancer un géocodage sur une seule adresse ne permettait pas un contrôle du résultat trouvé. Dorénavant, cette action est suivie de l’affichage d’un écran avec une carte vous permettant de vérifier que l’adresse trouvée est bien la bonne.

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Figure 16 : exemple d’affichage de la carte après un géocodage unitaire

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Améliorations sur la page Evénements

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Généralités

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Les événements dans Opt-Time for Salesforce permettent de positionner des moments de rendez-vous ou d’indisponibilité dans l’agenda qui sont ensuite pris en compte par le moteur d’optimisation.

D’autre part, les événements permettent de modifier ou d’ajouter en masse des rendez-vous et des indisponibilités localisées.

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Convergence vers un design natif de Salesforce

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Dans cette version, nous avons revu le design de cette page, en le faisant converger vers le design natif de Salesforce. Pourquoi ?

Pour faire évoluer les utilisateurs en terrain connu, avec des repères, des comportements qu’ils maîtrisent déjà. Pas besoin d’apprendre à naviguer ou à utiliser une nouvelle interface !

Dans le détail, nous avons ajouté :

• Une présentation de page type Salesforce composée :
  • d’un bandeau ;
  • et d’actions rapides.
• D’un bouton liste des actions supplémentaires ;
• L’affichage du nombre d’éléments sélectionnés.

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Figure 17 : tableau d’événement avec sélection de 4 éléments.

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Amélioration de l’expérience de création d’événements

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Nous avons également amélioré l’expérience de création d’événements, en y accélérant la saisie et en y intégrant des messages de préventions d’erreur. Concrètement, vous trouverez :

• un groupement de champs par thème ;
• la mise en évidence des champs de saisies obligatoires ;
• les champs Date de début et de fin et Heure de début et de fin ont dorénavant une valeur par défaut qui correspond à la journée et l’heure courante ;
• nous avons ajouté des messages d’erreur explicites en cas de saisie incorrecte.

Figure 18 : écran de création d’événements.

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Figure 19 : message d'explication d'erreur.

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Amélioration de la recherche d’événements

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Nous avons enfin également revu la façon de rechercher les événements et nous l’avons enrichie en intégrant :

• 2 nouveaux critères : la liste des utilisateurs et les utilisateurs ;
• un groupement de champs par thème ;
• la mise en évidence des champs de saisies obligatoires.

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Figure 20 : interface de recherche

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Amélioration de la recherche de proximité

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Il est dorénavant possible de prioriser la recherche de proximité pour n’afficher que les comptes stratégiques pour vous ! Nous avons ainsi ajouté un paramètre dans la page Administration permettant de sélectionner le champ à prioriser sur l’objet de votre choix.

Vous pourrez par exemple prioriser sur le chiffre d’affaires.

Figure 21 : paramètre de priorisation de la recherche de proximité dans l’onglet administration

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Voir les anciennes notes de version