Gérer les événements

Plan de lecture

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Principe

Avant de pouvoir optimiser des tournées, il convient de gérer et localiser les événements déjà existants dans l'agenda des intervenants à géoplanifier, pour les prendre en compte en complément des visites qui seront proposées par le moteur d'optimisation. Cette étape est un pré-requis à la géoplanification. Reportez-vous à la rubrique d'aide dédiée pour Géocoder les événements.

La page événements se présente comme une vue standard de Salesforce Lightning. Il s'agit d'une table où la selection, la modification, l'ajout, la recherche et la suppression d'enregistrement y sont possibles. La documentation suivante montre comment réaliser cela.

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Rechercher des événements

Afin d'analyser ou d'éditer des événements, vous avez besoin de les identifier c'est pourquoi cette page intègre une fonction de recherche. La recherche peut se faire sur les champs suivants :

  • Type d'événement. Les valeurs possibles sont :

    • Rendez-vous : un rendez-vous est associé à un compte ou une piste
    • Rendez-vous important : un rendez-vous important est associé à un compte ou une piste. Ce type d'événement est utilisé lorsqu'on active l'option "Ignorer la date et la fréquence de dernière visite " dans la définition du périmètre de l'optimisation. Il signifie que la date de dernière visite ne sera pas mise à jour.
    • Trajet : un trajet qualifie un créneau horaire spécifique au temps de route.
    • Indisponibilité : une indisponibilité définit un créneau horaire non disponible et non associé à un compte ou une piste. Il peut s'agir de réunions internes, de congés ou autre.
  • Statut. Les valeurs possibles sont : 

    • Planifié : un événement planifié est pris en compte par le moteur d'optimisation, mais son déplacement dans le temps est autorisé
    • Confirmé : un événement confirmé est pris en compte par le moteur d'optimisation, mais son déplacement dans le temps est interdit. Ce statut est utile pour les rendez-vous ou indisponibilités déjà fixés avec d'autres interlocuteurs et qui ne peut être déplacé dans le temps par le moteur d'optimisation
    • Réalisé : un événement réalisé (qui a donc eu lieu) est pris en compte par Opti-Time for Salesforce pour le calcul de la date de prochaine visite, dans le cas d'événements récurrents (visites récurrentes de comptes, associées à une fréquence...)
    • Annulé : un événement doit être annulé manuellement. La date de dernière visite n'est pas mise à jour sur l'annulation d'un événement. Les événements Annulés présents dans l'agenda sont ignorés lors des prochaines optimisations. Le moteur proposera d'autres créneaux pour ces événements annulés.
  • Liste des utilisateurs. Les valeurs correspondent aux vues utilisateurs. Ces vues sont gérées et créées dans la configuration de salesforce (Configuration / recherche rapide / saisir "utilisateurs" / Créer ou modifier une vue) .
  • Utilisateurs. Les valeurs correspondent à la liste des utilisateurs présent dans les vues utilisateurs.
  • Date de début. Date de début de la période de recherche
  • Date de fin. Date de fin de la période de recherche

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Ajouter des événements

Il est possible d'ajouter un ou des événements depuis cette page. Utile pour créer par exemple des indisponibilités récurrentes localisées. Pour cela il conviendra de saisir les champs suivant dont ceux figurés avec un asterisque sont obligatoire

  • Type et description

    • Type d'événement*. Les valeurs possibles sont :

      • Rendez-vous : un rendez-vous est associé à un compte ou une piste
      • Trajet : un trajet qualifie un créneau horaire spécifique au temps de route.
      • Indisponibilité : une indisponibilité définit un créneau horaire non disponible et non associé à un compte ou une piste. Il peut s'agir de réunions internes, de congés ou autre.
    • Description*. Champ libre visible dans le calendrier et dans la colonne Objets de la page événement. 
  • Utilisateurs

    • Liste des utilisateurs*. Les valeurs correspondent aux vues utilisateurs. Ces vues sont gérées et créées dans la configuration de salesforce (Configuration / recherche rapide / saisir "utilisateurs" / Créer ou modifier une vue) .
    • Utilisateurs. Les valeurs correspondent à la liste des utilisateurs présent dans les vues utilisateurs. Il est possible d'ajouter un événement à plusieurs ressource de votre organisation.
  • Calendrier

    • Date de début. Jour de début de la période de l'événement.
    • Date de fin. Jour de fin de la période de l'événement.
    • Jour entier. Les valeurs possibles sont : Oui (prend les valeur de début et fin de journée des intervenants) ou Non
    • Début. Heure de début de la période de l'événement.
    • Fin. Heure de fin de la période de l'événement.
  • Périodicité. Les valeurs possibles sont :

    • Non. Les événéments sont considérés comme ponctuels.
    • Oui. Les événements sont considérés comme récurrent. Il est possible de configurer la recurrence comme suivant :

      • Cycle. Les valeurs possibles sont : Hebdomadaire, mensuel, annuel
      • Répétition. Chaque n fois par Cycle
      • Date de fin*. Les événéments sont créés jusqu'à cette date.
  • Coordonnées. Ces informations permettent de localiser vos interventions. Les valeurs possibles sont :

    • Rue
    • Code postal
    • Ville
    • Etat
    • Pays

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Modifier des événements

Il est possible de modifier un ou des événements depuis cette page. Pour modifier un événement, il convient de le sélectionner et de cliquer sur modifier depuis le bouton d'action rapide. Pour modifier plusieurs événéments il convient de séléctionner plusieurs enregistrement et de cliquer sur le bouton d'action Modifier. Un écran composé des champs décrits dans la section précédente Ajouter des événéments vous permettront de réaliser la modification de votre choix.

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Supprimer des événements

Pour supprimer, il convient de séléctionner les éléments cibles et à cliquer sur le bouton d'action 

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Pour aller plus loin...

Consultez l'aide d'Opti-Time for Salesforce pour découvrir comment :

Retour à l'aide Opti-Time for Salesforce