Définir les contraintes des comptes

Plan de lecture

Principe

Avant de pouvoir optimiser des tournées, il convient de paramétrer les contraintes relatives aux comptes à visiter, mais aussi de géocoder et définir les contraintes des intervenants. Cette étape est un préalable indispensable à la géoplanification.

Cette étape consiste essentiellement à définir :

  • les horaires de visite possibles
  • la priorité, la fréquence et l'espace minimal entre les visites
  • la durée moyenne de la visite
  • la date de la dernière visite
  • les jours de visite préférés

Ces paramètres peuvent être définis :

  • dans la fiche d'un compte
  • sur un ensemble de comptes listés dans une vue

Utilisation

Onglet Comptes

L'onglet Comptes permet de lister des comptes ou d'éditer les informations sur un compte. Ainsi, les options d'optimisation peuvent être appliquées à un compte depuis sa fiche ou à un ensemble de comptes d'une vue. Les options de géoplanification peuvent être remplies différemment en fonction des rôles.

Paramétrer les options de planification pour un compte

> Onglet Comptes > Fiche d'un compte

Pour paramétrer les options de planification d'un compte, ouvrez la fiche d'un compte. La section Options de géoplanification permet d'éditer les paramètres :

Les paramètres suivant peuvent être définis :

  • Période : Certaines périodes sont particulièrement intenses et nécessitent de revoir les stratégies de visites commerciales (Noël ou la saison estivale dans les lieux touristiques). Aussi avons-nous ajouté une contrainte permettant de gérer ce type de période. Vous pourrez déclarer à Opti-Time qu’un point de vente est par exemple à visiter 2 fois plus pendant la saison haute de votre activité. Lorsque la saison haute est révolue, les contraintes de visites repassent en mode standard.
    Pour mettre cela en œuvre, il vous suffit de cliquer sur le bouton période situé dans le formulaire de détail d’un point de vente avant de renseigner une période haute ou basse. Une fois créée, sélectionnez la période cible et modifiez les paramètres de visite (fréquence ou durée par exemple).
  • Rôle : liste les rôles définis dans la configuration salesforce. Cela permet d'adapter les contraintes de visite d'un compte en fonction d'un rôle salesforce. Car dans la pratique un représentant commercial peut aller voir 2 fois un compte par mois, tandis que son manager ne le verra qu'une fois par an par exemple.
    La liste déroulante est présente uniquement si l'option d'optimisation Un compte est affecté à "plusieurs utilisateurs (équipe de compte)" est activée.
  • Optimisable : vous souhaitez peut-être empêcher que l’un de vos comptes soit intégré dans l’optimisation afin de le traiter manuellement. si cette valeur est activée, le compte est  envoyé au moteur d'optimisation de Geoplanification, autrement il n'est pas envoyé au moteur d'optimisation.
  • Heure d'ouverture : l'heure d'ouverture quotidienne du compte, définissant l'heure à partir de laquelle le compte peut être visité
  • Heure de fermeture : l'heure de fermeture quotidienne du compte, définissant l'heure au delà de laquelle le compte ne peut plus être visité
  • Priorité : ce paramètre liste différents niveaux de priorité de visite du client, exprimés en termes qualitatifs dans l'interface utilisateur, mais dont les valeurs sont associées à des niveaux de priorité de visite de 0 à 100 lors de l'optimisation :

    • Faible : sur une échelle de 0 à 100, cette valeur correspond à un niveau de priorité de 20
    • Moyenne : sur une échelle de 0 à 100, cette valeur correspond à un niveau de priorité de 50
    • Élevée : sur une échelle de 0 à 100, cette valeur correspond à un niveau de priorité de 80
    • Indispensable : sur une échelle de 0 à 100, cette valeur correspond à un niveau de priorité de 100
  • Fréquence : la fréquence de visite à raison de 1 visite tous les [n] jours/semaines/mois
  • Durée de la visite (minutes) : la durée moyenne de visite appliquée à tous les rendez-vous et exprimée en minutes
  • Espacement minimal : le délai minimal entre deux rendez-vous et exprimé en jour. Il complète la fréquence de visite, mais évite par exemple sur une fréquence fixée à une visite par semaine de planifier une visite le lundi si la dernière visite a eu lieu le vendredi précédent
  • Date de dernière visite : la date de dernière visite, qui peut également être renseignée automatiquement à partir de la dernière visite planifiée chez ce client et ayant le statut Réalisé.
  • Jours préférés : le ou les jours de la semaine préférés pour une visite

Comme défini, dans la partie "rôle", les paramètres peuvent être définis pour chaque compte autant de fois qu'il y a d'équipes de rôles.

Une fois les paramètres définis, le bouton Enregistrer en haut à droite de la section Options de géoplanification sauvegarde les paramètres pour ce compte.

Paramétrer les options de planification pour un ensemble de comptes

> Onglet Comptes > Liste de comptes d'une vue

Pour paramétrer les options de planification d'un ensemble compte (qui porteront donc des options équivalentes) :

  1. sélectionnez une vue
  2. cliquez sur OK pour lister les comptes de la vue
  3. sélectionnez le ou les éléments de la liste des comptes de la vue dont vous souhaitez définir les options de planification, à l'aide des cases à cocher à gauche de la liste

La liste des éléments d'une vue étant paginée, il n'est possible de sélectionner qu'une page à la fois, soit 200 éléments maximum (comme indiqué en bas à gauche du tableau). Si la vue contient plus de 200 éléments, vous devez appliquer les options de planification page par page sur chacun des groupes de 200 éléments.

  1. Le bouton Options de planification permet alors de définir ou modifier ces paramètres :

Les paramètres suivant peuvent être définis :

  • Période : Certaines périodes sont particulièrement intenses et nécessitent de revoir les stratégies de visites commerciales (Noël ou la saison estivale dans les lieux touristiques). Aussi avons-nous ajouté une contrainte permettant de gérer ce type de période. Vous pourrez déclarer à Opti-Time qu’un point de vente est par exemple à visiter 2 fois plus pendant la saison haute de votre activité. Lorsque la saison haute est révolue, les contraintes de visites repassent en mode standard.
    Pour mettre cela en œuvre, il vous suffit de cliquer sur le bouton période situé dans le formulaire de détail d’un point de vente avant de renseigner une période haute ou basse. Une fois créée, sélectionnez la période cible et modifiez les paramètres de visite (fréquence ou durée par exemple).
  • Rôle : liste les rôles définis dans la configuration salesforce. Cela permet d'adapter les contraintes de visite d'un compte en fonction d'un rôle salesforce. Car dans la pratique un représentant commercial peut aller voir 2 fois un compte par mois, tandis que son manager ne le verra qu'une fois par an par exemple.
    La liste déroulante est présente uniquement si l'option d'optimisation Un compte est affecté à "plusieurs utilisateurs (équipe de compte)" est activée.
  • Optimisable : vous souhaitez peut-être empêcher que l’un de vos comptes soit intégré dans l’optimisation afin de le traiter manuellement. si cette valeur est activée, le compte est  envoyé au moteur d'optimisation de Geoplanification, autrement il n'est pas envoyé au moteur d'optimisation.
  • Heure d'ouverture : l'heure d'ouverture quotidienne du compte, définissant l'heure à partir de laquelle le compte peut être visité
  • Heure de fermeture : l'heure de fermeture quotidienne du compte, définissant l'heure au delà de laquelle le compte ne peut plus être visité
  • Priorité : ce paramètre liste différents niveaux de priorité de visite du client, exprimés en termes qualitatifs dans l'interface utilisateur, mais dont les valeurs sont associées à des niveaux de priorité de visite de 0 à 100 lors de l'optimisation :

    • Faible : sur une échelle de 0 à 100, cette valeur correspond à un niveau de priorité de 20
    • Moyenne : sur une échelle de 0 à 100, cette valeur correspond à un niveau de priorité de 50
    • Élevée : sur une échelle de 0 à 100, cette valeur correspond à un niveau de priorité de 80
    • Indispensable : sur une échelle de 0 à 100, cette valeur correspond à un niveau de priorité de 100
  • Fréquence : la fréquence de visite à raison de 1 visite tous les [n] jours/semaines/mois
  • Durée de la visite (minutes) : la durée moyenne de visite appliquée à tous les rendez-vous et exprimée en minutes
  • Espacement minimal : le délai minimal entre deux rendez-vous et exprimé en jour. Il complète la fréquence de visite, mais évite par exemple sur une fréquence fixée à une visite par semaine de planifier une visite le lundi si la dernière visite a eu lieu le vendredi précédent
  • Date de dernière visite : la date de dernière visite, qui peut également être renseignée automatiquement à partir de la dernière visite planifiée chez ce client et ayant le statut Réalisé.
  • Jours préférés : le ou les jours de la semaine préférés pour une visite

Comme défini, dans la partie "rôle", les paramètres peuvent être définis pour chaque compte autant de fois qu'il y a d'équipes de rôles.

Une fois les paramètres définis, le bouton Enregistrer en haut à droite de la section Options de planification sauvegarde les paramètres.
Le lien Retour à la liste des comptes en bas à gauche des options de planification permet le retour à la liste des éléments sélectionnés.

<blank>

Autoriser la modification des données qu'à certains utilisateurs

<blank>

Afin de protéger vos données de planification de modifications accidentelles, nous avons ajouté des ensembles d'autorisations personnalisés permettant de lire ou de modifier les contraintes d’optimisation visibles dans le formulaire d’un compte.


Figure : les contraintes de planification de la page compte ne sont pas editables

<blank>

Pour mettre cela en œuvre, il vous suffit d'aller dans la configuration de Salesforce, rechercher les ensembles d'autorisations de Opti-Time Standard User ou Admin (OPTIM APP ONLY) puis de cliquer sur Autorisations personnalisées. De cette manière, vous pourrez activer les autorisations de votre choix dans la page des Comptes.


Figure :  les autorisations sont attribuées depuis les « Ensembles d’autorisations » dans la configuration du CRM.


Pour aller plus loin...

Consultez l'aide d'Opti-Time for Salesforce pour découvrir comment :


Retour à l'aide Opti-Time for Salesforce