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Administration - onglet Paramètres d'optimisation

Plan de lecture

Principe

L’onglet Administration d'Opti-Time for Salesforce permet à l’utilisateur Administrateur de paramétrer l’application Opti-Time for Salesforce et de définir les paramètres d'optimisation par défaut. L'onglet Paramètres d'optimisation de l'administration Opti-Time for Salesforce permet de définir un ensemble de paramètres d'optimisation de tournées et de recherche de proximité appliqués par défaut. On y trouve 7 sections, objet de la documentation ci-dessous

 

Paramètres généraux

Enregistrer les trajets dans les agendas Salesforce

Ce paramètre permet d'ajouter des évènements Trajets dans les agendas après une géoplanification. 
Ce paramètre d'optimisation n'est fonctionnel que dans les versions TOUR et OPTIM d'Opti-Time for Salesforce.

Mapping pour le champ événement face à face 

 

Le champ face à face permet de typer certains évènements réalisés en présentiel avec un client. Ce type d'événement ne peut pas être déplanifié par le moteur d'optimisation. Ces visites sont figées et ne peuvent pas glisser.
Exception : lorsqu'une visite déjà confirmée (avant l'insertion d'un face à face) est présente dans le planning avant le face à face et que le temps de trajet entre ces 2 visites n'est pas compatible avec les horaires de début du face à face le moteur d'optimisation peut décaler le face à face afin de rendre la tournée réalisable.

Seuls les champs de type booléen de l'objet (standard) Saleforce Activity apparaissent dans la liste. Par défaut, le package Opti-Time for Salesforce contient le champ  Face to face (otcloud__faceToface__c) depuis la version 4.18

Figure : Localisation de l'association du champ face à face d'Opti-Time for Salesforce et celui de vos données.

En réalisant l'association, le champ apparaît alors :

  • Dans la liste des évènements
  • Et comme critère de filtre dans la liste évènements
     

Figure : vidéo de l'impact de l'activation de l'association dans la liste des évènements.

Ancien / Nouveau moteur

 

Ce paramètre permet de choisir entre l'ancien et le nouveau moteur d'optimisation (de géoplanification).

Tableau des correspondances entre niveau de priorité et poids algorithmique.

 

La priorité est exprimée par catégorie dans OT4SF :

  • Indsipensable
  • Elevée
  • Moyenne
  • Faible

Par défaut, nous associons à ces critères des poids algorithmiques de 0 à 100 permettant de spécifier au moteur le niveau d'importance de chaque catégorie.
Il est déconseillé de modifier ces paramétrages sans en discuter avec votre consultant ou avec le support Geoconcept.

Paramètres  du nouveau moteur

Activer le nouveau moteur, offre l'accès à une fonction de création de profil d'optimisation. Cela permet d'attribuer à chaque profil des coûts de temps de travail et des coûts de visites non-planifiées, qui peuvent varier de pas important (coût à 0) à très important (coût x10). Ce paramètre d'optimisation n'est fonctionnel que dans la version OPTIM d'Opti-Time for Salesforce.

Lorsque vous avez fini de définir ou modifier les paramètres d'optimisation, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut à droite de l'écran.

Prochains créneaux

Nombre maximum de créneaux de visite
Nombre maximum de créneaux de visite par jour

Ces deux paramètres permettent d'adapter le nombre de créneau visible dans la page de proposition de créneau. 

Arrondi des créneaux (en minutes)

Les créneaux proposés par l'algorithme peuvent parfois être très précis ex : 12:02-12:43, ce qui n'est pas simple à restranscrire au client final. Ce paramètre permet d'arrondir les plages proposées afin de proposer une plage un peu plus intelligible.

Ordre des créneaux

Il s'agit de l'ordre dans lequel les créneaux seront affichés, du plus éloigné au plus proche dans le temps (antichronologique) ou inversement (chronologique)

Utiliser Lightning Sync pour les mails d'invitation

Après avoir pris un rendez-vous optimisé, quoi de plus efficace que d’envoyer une invitation à votre contact ?

Si l’adresse e-mail du contact est renseignée, alors le contact recevra un mail avec les informations sur le rendez-vous et un fichier .ical pour ajouter cette invitation dans son agenda. Pour les contacts utilisant les messageries Gmail et Outlook, il est possible d’aller plus loin et de synchroniser l’agenda du contact avec le vôtre, pour recevoir sa confirmation/refus par exemple. Pour cela, il conviendra d’activer la fonction Utiliser Lightning Sync pour les mails d’invitation dans la page d’administration.

Figure : une adresse e-mail figure dans l’un des contacts du compte sur lequel je souhaite planifier un rendez-vous.

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Figure : après la prise du rendez-vous, un courriel est reçu par le destinataire.

Paramètres des objets à visiter

Un compte peut être affecté à :

  • Un utilisateur unique (propriétaire du compte)
  • Plein d'utilisateurs (équipe de comptes)

Ce paramétrage permet de configurer l'utilisation d'équipes de comptes lorsque Plein d'utilisateurs est choisi. Il sera alors possible de remplir les paramètres des objets à visiter selon les différents rôles de membre de l'équipe de compte prédéfinis (des horaires de comptes différents selon les différents rôles, des jours de visites spécifiques pour certains rôles...).

Au démarrage d'Opti-Time for Salesforce les paramètres d'optimisation ne sont pas tous initialisés.  Il y a plusieurs méthodes pour remplir ces données utiles à la planification :

  • Importer les données via le module d'import
  • Saisir manuellement les données (un peu long :) )
  • Ou créer des contraintes d'optimisation par défaut (c'est l'objet de ce petit paragraphe).

Vous pouvez le faire pour tous, de manière indissociée, ou par équipe de comptes. Pour cela il convient de saisir les contraintes d'optimisation cibles par défaut puis de cliquer sur Appliquer à tous. Avertissement : l'action est réalisée par des actions Batch Salesforce qui peuvent prendre quelques minutes lorsque les serveurs sont occupés. Soyez patient :). Nous vous conseillons de rafraichir vos données quelques minutes après avoir réalisé l'opération.

 

Ce paramétrage (plein d'utilisateur) n'est disponible que si équipe de compte a été activé dans Salesforce en amont (cf Comment configurer une équipe de comptes). Ce paramétrage s'applique aux onglets Géoplanification et Sectorisation

Les paramètres d'optimisation portant sur les objets à visiter (comptes, contacts, pistes) proposés sont les suivants :

Heure minimale de début de tournée

Ce paramètre définit l'heure minimale d'un début de tournée. Elle doit être saisie au format HH:MM. Ce paramètre s'applique à l'onglet Opti-time > onglet Optimiser une tournée.

Heure maximale de fin de tournée

Ce paramètre définit l'heure maximale de fin de tournée. Elle doit être saisie au format HH:MM.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Opti-time > onglet Optimiser une tournée.

Durée par défaut d'un rendez-vous (en minutes)

Ce paramètre définit la durée par défaut d'un rendez-vous, exprimée en minutes.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Opti-time > onglet Optimiser une tournée.

Unité de fréquence par défaut 

Ce paramètre définit l'unité (mois, jour, semaine), de la fréquence choisie

Mapping pour le champ fréquence 

Ce paramètre permet de sélectionner un champ des objets pour remplir leur champ fréquence utilisé lors de la Géoplanification

Appliquer à tous

Ce paramètre, lorsqu'il est activé, permet de remplir les champs (horaires et durée de rendez-vous) avec les valeurs préalablement renseignées pour l'objet comptes. Avertissement : l'action est réalisée par des actions Batch Salesforce qui peuvent prendre quelques minutes lorsque les serveurs sont occupés. Soyez patient :). Nous vous conseillons de rafraichir vos données quelques minutes après avoir réalisé l'opération.

Durée de glissement autorisée pour plages horaires (en minutes)

Ce paramètre définit la durée de glissement autorisée pour les plages horaires de visites des comptes ou clients, exprimée en minutes. Ce paramètre d'optimisation n'est fonctionnel que dans les versions TOUR et OPTIM d'Opti-Time for Salesforce.

Lorsque vous avez fini de définir ou modifier les paramètres d'optimisation, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut à droite de l'écran.

 

Paramètres du type de tâche

Certaines visites peuvent avoir des significations particulières pour votre activité, et ne doivent pas être traitées de la même manière par Opti-Time for salesforce.

Ainsi dans Opti-Time for Salesforce nous distinguons les types de tâches :

  • Récurrente : l'événement s'inscrit dans un cycle (cadencé par la fréquence de visite du compte) régulier de visite. La date de dernière visite du compte est mise à jour lors de la confirmation ou la réalisation d'une visite pour ce compte.
  • Non récurrente : l'événement est ponctuel. Il n'y a pas de mise à jour de la date de dernière visite du compte.
  • Localisé : il s'agit d'un évènement physique (indisponibilité, séminaire etc...) possédant une adresse et entraînant le déplacement d'une ressource mobile. Le temps de travail est pris en compte.
  • Non localisé : il s'agit d'un événement numérique ou téléphonique qui ne contient pas d'adresse, mais qui doit être inclus dans le planning et dont le temps de travail est pris en compte. La fonctionnalité des types de tâches localisées sera activée à partir de la fin-mai 2021. 

Pour ajouter un nouveau type de tâche, il convient d'accéder à la configuration de Salesforce. Dans le Gestionnaire d'objets, choisissez Activité, Champs et relations. Sélectionnez le champ Event_type et ajoutez de nouvelles valeurs.

Important ! 

  • Pour les évènements récurrents & non récurrents le nom de l'API doit être préfixé par Appointment_ pour apparaitre dans la liste
  • Pour les évènements Localisé & non localiséle nom de l'API doit être préfixé par Unavailability_ pour apparaitre dans la liste

Paramètres des intervenants

Les paramètres d'optimisation portant sur les intervenants sont les suivants :

Début de la pause déjeuner

Ce paramètre définit l'heure de début de la pause déjeuner. Elle doit être saisie au format HH:MM.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Intervenants > informations d'un intervenant > Semaine.

Fin de la pause déjeuner

Ce paramètre définit l'heure de fin de la pause déjeuner. Elle doit être saisie au format HH:MM.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Intervenants > informations d'un intervenant > Semaine.

Durée par défaut de la pause déjeuner (en minutes)

Ce paramètre définit la durée par défaut de la pause déjeuner. Elle est exprimée en minutes et cette durée s'insèrera dans la plage horaire de déjeuner définie par les deux paramètres précédents.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Intervenants > informations d'un intervenant > Semaine.

Filtrer les intervenants selon les hiérarchies de rôles

Ce paramètre permet d'activer les hiérarchies d'utilisateur prédéfinies dans Salesforce. De cette façon, dans l'onglet Géoplanification seuls les utilisateurs hiérarchiquement en dessous de l'utilisateur courant seront proposés pour être optimisés.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Géoplanification > Définition d'un périmètre

Autoriser les intervenants à valider les résultats d'optimisation

Ce paramètre donne un accès à l'historique  des optimisations aux forces de vente (utilisateurs de Salesforce), pour acceptation/refus partiel ou total des résultats de géoplanification. Ce paramètre s'applique à l'onglet Géoplanification > Historique. Lorsque vous avez fini de définir ou modifier les paramètres d'optimisation, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut à droite de l'écran.

Liste des tâches Batch

Vous avez cliquez sur Appliquer à tous afin de mettre à jour des données d'optimisation dès l'initialisation ? Et bien cette partie vous permet de controler que l'ordre a bien été executé par salesforce. Si vous ne voyez pas votre action, rafraichissez. Autrement vous pouvez recliquer sur Appliquer à tous.

Champs à afficher dans la liste des comptes à optimiser

Ce tableau permet d'afficher les champs à afficher dans l'étape l'onglet Geoplanification > Definir le périmètre

Pour aller plus loin...

Consultez l'aide d'Opti-Time for Salesforce pour découvrir comment :

Retour à l'aide Opti-Time for Salesforce