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Administration - onglet Paramètres d'optimisation

Plan de lecture

Principe

L’onglet Administration d'Opti-Time for Salesforce permet à l’utilisateur Administrateur de paramétrer l’application Opti-Time for Salesforce et de définir les paramètres d'optimisation par défaut. L'onglet Paramètres d'optimisation de l'administration Opti-Time for Salesforce permet de définir un ensemble de paramètres d'optimisation de tournées et de recherche de proximité appliqués par défaut. On y trouve 7 sections, objet de la documentation ci-dessous

 

Paramètres généraux

Enregistrer les trajets dans les agendas Salesforce

Ce paramètre permet d'ajouter des évènements Trajets dans les agendas après une géoplanification. 
Ce paramètre d'optimisation n'est fonctionnel que dans les versions TOUR et OPTIM d'Opti-Time for Salesforce.

Ancien / Nouveau moteur

Ce paramètre permet de choisir entre l'ancien et le nouveau moteur d'optimisation (de géoplanification).

Paramètres  du nouveau moteur

Activer le nouveau moteur, offre l'accès à une fonction de création de profil d'optimisation. Cela permet d'attribuer à chaque profil des coûts de temps de travail et des coûts de visites non-planifiées, qui peuvent varier de pas important (coût à 0) à très important (coût x10). Ce paramètre d'optimisation n'est fonctionnel que dans la version OPTIM d'Opti-Time for Salesforce.

Lorsque vous avez fini de définir ou modifier les paramètres d'optimisation, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut à droite de l'écran.

Prochains créneaux

Nombre maximum de créneaux de visite
Nombre maximum de créneaux de visite par jour

Ces deux paramètres permettent d'adapter le nombre de créneau visible dans la page de proposition de créneau. 

Arrondi des créneaux (en minutes)

Les créneaux proposés par l'algorithme peuvent parfois être très précis ex : 12:02-12:43, ce qui n'est pas simple à restranscrire au client final. Ce paramètre permet d'arrondir les plages proposées afin de proposer une plage un peu plus intelligible.

Ordre des créneaux

Il s'agit de l'ordre dans lequel les créneaux seront affichés, du plus éloigné au plus proche dans le temps (antichronologique) ou inversement (chronologique)

Utiliser Lightning Sync pour les mails d'invitation

Après avoir pris un rendez-vous optimisé, quoi de plus efficace que d’envoyer une invitation à votre contact ?

Si l’adresse e-mail du contact est renseignée, alors le contact recevra un mail avec les informations sur le rendez-vous et un fichier .ical pour ajouter cette invitation dans son agenda. Pour les contacts utilisant les messageries Gmail et Outlook, il est possible d’aller plus loin et de synchroniser l’agenda du contact avec le vôtre, pour recevoir sa confirmation/refus par exemple. Pour cela, il conviendra d’activer la fonction Utiliser Lightning Sync pour les mails d’invitation dans la page d’administration.

Figure : une adresse e-mail figure dans l’un des contacts du compte sur lequel je souhaite planifier un rendez-vous.

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Figure : après la prise du rendez-vous, un courriel est reçu par le destinataire.

Paramètres des objets à visiter

Un compte peut être affecté à :

  • Un utilisateur unique (propriétaire du compte)
  • Plein d'utilisateurs (équipe de comptes)

Ce paramétrage permet de configurer l'utilisation d'équipes de comptes lorsque Plein d'utilisateurs est choisi. Il sera alors possible de remplir les paramètres des objets à visiter selon les différents rôles de membre de l'équipe de compte prédéfinis (des horaires de comptes différents selon les différents rôles, des jours de visites spécifiques pour certains rôles...).

Au démarrage d'Opti-Time for Salesforce les paramètres d'optimisation ne sont pas tous initialisés.  Il y a plusieurs méthodes pour remplir ces données utiles à la planification :

  • Importer les données via le module d'import
  • Saisir manuellement les données (un peu long :) )
  • Ou créer des contraintes d'optimisation par défaut (c'est l'objet de ce petit paragraphe).

Vous pouvez le faire pour tous, de manière indissociée, ou par équipe de comptes. Pour cela il convient de saisir les contraintes d'optimisation cibles par défaut puis de cliquer sur Appliquer à tous. Avertissement : l'action est réalisée par des actions Batch Salesforce qui peuvent prendre quelques minutes lorsque les serveurs sont occupés. Soyez patient :). Nous vous conseillons de rafraichir vos données quelques minutes après avoir réalisé l'opération.

 

Ce paramétrage (plein d'utilisateur) n'est disponible que si équipe de compte a été activé dans Salesforce en amont (cf Comment configurer une équipe de comptes). Ce paramétrage s'applique aux onglets Géoplanification et Sectorisation

Les paramètres d'optimisation portant sur les objets à visiter (comptes, contacts, pistes) proposés sont les suivants :

Heure minimale de début de tournée

Ce paramètre définit l'heure minimale d'un début de tournée. Elle doit être saisie au format HH:MM. Ce paramètre s'applique à l'onglet Opti-time > onglet Optimiser une tournée.

Heure maximale de fin de tournée

Ce paramètre définit l'heure maximale de fin de tournée. Elle doit être saisie au format HH:MM.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Opti-time > onglet Optimiser une tournée.

Durée par défaut d'un rendez-vous (en minutes)

Ce paramètre définit la durée par défaut d'un rendez-vous, exprimée en minutes.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Opti-time > onglet Optimiser une tournée.

Unité de fréquence par défaut 

Ce paramètre définit l'unité (mois, jour, semaine), de la fréquence choisie

Mapping pour le champ fréquence 

Ce paramètre permet de sélectionner un champ des objets pour remplir leur champ fréquence utilisé lors de la Géoplanification

Appliquer à tous

Ce paramètre, lorsqu'il est activé, permet de remplir les champs (horaires et durée de rendez-vous) avec les valeurs préalablement renseignées pour l'objet comptes. Avertissement : l'action est réalisée par des actions Batch Salesforce qui peuvent prendre quelques minutes lorsque les serveurs sont occupés. Soyez patient :). Nous vous conseillons de rafraichir vos données quelques minutes après avoir réalisé l'opération.

Durée de glissement autorisée pour plages horaires (en minutes)

Ce paramètre définit la durée de glissement autorisée pour les plages horaires de visites des comptes ou clients, exprimée en minutes. Ce paramètre d'optimisation n'est fonctionnel que dans les versions TOUR et OPTIM d'Opti-Time for Salesforce.

Lorsque vous avez fini de définir ou modifier les paramètres d'optimisation, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut à droite de l'écran.

Paramètres des intervenants

Les paramètres d'optimisation portant sur les intervenants sont les suivants :

Début de la pause déjeuner

Ce paramètre définit l'heure de début de la pause déjeuner. Elle doit être saisie au format HH:MM.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Intervenants > informations d'un intervenant > Semaine.

Fin de la pause déjeuner

Ce paramètre définit l'heure de fin de la pause déjeuner. Elle doit être saisie au format HH:MM.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Intervenants > informations d'un intervenant > Semaine.

Durée par défaut de la pause déjeuner (en minutes)

Ce paramètre définit la durée par défaut de la pause déjeuner. Elle est exprimée en minutes et cette durée s'insèrera dans la plage horaire de déjeuner définie par les deux paramètres précédents.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Intervenants > informations d'un intervenant > Semaine.

Filtrer les intervenants selon les hiérarchies de rôles

Ce paramètre permet d'activer les hiérarchies d'utilisateur prédéfinies dans Salesforce. De cette façon, dans l'onglet Géoplanification seuls les utilisateurs hiérarchiquement en dessous de l'utilisateur courant seront proposés pour être optimisés.  Ce paramètre s'applique à l'onglet Géoplanification > Définition d'un périmètre

Autoriser les intervenants à valider les résultats d'optimisation

Ce paramètre donne un accès à l'historique  des optimisations aux forces de vente (utilisateurs de Salesforce), pour acceptation/refus partiel ou total des résultats de géoplanification. Ce paramètre s'applique à l'onglet Géoplanification > Historique. Lorsque vous avez fini de définir ou modifier les paramètres d'optimisation, cliquez sur le bouton Enregistrer situé en haut à droite de l'écran.

Liste des tâches Batch

Vous avez cliquez sur Appliquer à tous afin de mettre à jour des données d'optimisation dès l'initialisation ? Et bien cette partie vous permet de controler que l'ordre a bien été executé par salesforce. Si vous ne voyez pas votre action, rafraichissez. Autrement vous pouvez recliquer sur Appliquer à tous.

Champs à afficher dans la liste des comptes à optimiser

Ce tableau permet d'afficher les champs à afficher dans l'étape l'onglet Geoplanification > Definir le périmètre

Pour aller plus loin...

Consultez l'aide d'Opti-Time for Salesforce pour découvrir comment :

Retour à l'aide Opti-Time for Salesforce