Optimiser une tournée

Principe

Opti-Time for Salesforce permet d’optimiser vos tournées sur base de contraintes géographiques et opérationnelles. Grâce aux algorithmes d’optimisation qu’elle intègre, l’application vous aide à définir le meilleur ordonnancement possible des visites à réaliser sur une journée.

L'optimisation de tournée s'effectue sur une journée entre plusieurs points comme des comptes, des contacts, des pistes ou des points d'intérêt. Ces points peuvent avoir été ajoutés manuellement un par un. Ils peuvent être situés autour d'un point de référence préalablement défini. Les résultats de ce calcul s'affichent ensuite dans une carte et une liste de mini-fiche représentant les étapes. Ces étapes de la tournée peuvent être réordonnées manuellement. Le résultat de cette journée optimisée peut enfin être envoyé vers l'agenda Salesforce par la création d'événements correspondant aux étapes de la tournées.

Pré-requis

Les différents types objets manipulés dans la recherche de proximité doivent préalablement avoir été géocodés. Consultez l'aide pour apprendre à localiser/géocoder un compte/contact ou géocoder plusieurs comptes/contacts.

Utilisation

> Onglet Opti-Time > Optimiser une tournée

L'onglet Optimiser une tournée propose d'optimiser une tournée desservant plusieurs points. Ces points peuvent être ajoutés un à un, ou sélectionnés au préalable selon leur proximité par la route autour d'un point de référence préalablement défini.


Sélectionner les objets à visiter

Commencez par sélectionner les objets (souvent des comptes ou des contacts) à visiter. Pour cela, trois méthodes sont disponibles :

  • Sélectionner manuellement les objets (comptes, contacts...) à visiter

Sélectionnez une à une les étapes que vous souhaitez ajouter à la tournée, en saisissant directement une adresse ou rechercher un compte, un contact, une piste ou tout autre objet custom préalablement géocodé grâce au bandeau de recherche dédié. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter l’étape :

  • Sélectionner les objets à visiter via une recherche de proximité

Le choix d'un point servant de référence à une recherche de proximité peut être réalisé préalablement dans l'onglet Rechercher une adresse. Reportez-vous à la rubrique d'aide dédiée à la recherche d'adresse, de compte, de contact, de piste ou de ma position.

La recherche de proximité permet la sélection d'un ensemble de points situés autour d'un point de référence, dans l'onglet Rechercher à proximité. Reportez-vous à la rubrique d'aide dédiée à la recherche de proximité.

  • Importer les rendez-vous depuis l'agenda

Cliquez sur le bouton Importer de l'agenda pour importer directement les visites pré-positionnées sur une journée (pour vous ou l'un de vos collaborateurs). Les objets (comptes, contacts ou autres) à visiter sont automatiquement localisés sur la carte et la liste des rendez-vous est affichée sur la droite.


Définir les contraintes opérationnelles

Lorsque tous les objets sont sélectionnés, Opti-Time for Salesforce permet de définir les contraintes opérationnelles qui seront prises en compte dans l’optimisation :

  • Contraintes de départ et d’arrivée
Définissez simplement des points de départ et d’arrivée fixes en cliquant sur les cadenas ouverts (fixer l’étape) ou laissez le moteur d’optimisation choisir les points de départ et d’arrivée optimaux en cliquant sur les cadenas fermés (défixer l’étape). Lorsque l'étape est fixée, le cadenas est fermé et coloré en bleu 
  • Gestion des horaires de visite
Si besoin, positionnez les rendez-vous à des heures ou des créneaux horaires de visite spécifiques en cliquant sur l’icône Horloge associée à chaque objet à visiter. Vous pouvez également modifier la durée de chaque rendez-vous.
 La durée par défaut définie pour l’ensemble des rendez-vous est paramétrable via l’onglet Administration - Paramètres d'optimisation.
Lorsqu’une contrainte est définie, l’icône de l'horloge devient bleue 
Pour ré-initialiser toutes les contraintes horaires saisies, cliquez sur  dans la fenêtre de résumé de la tournée
Exemples de contraintes :
« Je dois rendre visite à ce compte entre 08:00 et 12:00 et le rendez-vous durera 45 minutes.»
« Je peux rendre visite à ce compte n'importe quand, entre 08:00 et 18:00, mais pas entre midi et 14:00, et le rendez-vous durera 45 minutes.»
« J’ai rendez-vous avec ce compte à 10:00 et le rendez-vous durera une heure.»
« Je peux rendre visite à ce compte à n’importe quel moment de la journée, de 08:00 à 18:00, et le rendez-vous durera 30 minutes.»
Si vous n’avez aucune contrainte opérationnelle à prendre en compte, passez directement à l'étape suivante.

Optimiser une tournée

Cliquez simplement sur le bouton Optimiser pour lancer l’optimisation de la tournée. Le moteur d’optimisation recherche le meilleur ordonnancement possible de votre tournée, sur base des contraintes géographiques et opérationnelles (s’il y en a). Le nombre de kilomètres à réaliser et la durée totale de la tournée sont réduits.
Exemple :
Avant optimisation (distance 73,72 km / temps de trajet 1 h 22 min) :
Après optimisation (distance 62,85 Km / temps de trajet 1 h 13 min) :
Vous pouvez afficher des objets en fond de plan d'une tournée à l'aide de la barre d'action :
  • Type de recherche : comptes, adresses, contacts, pistes
  • Filtre : par vue, nom, tous mes comptes, filtrage avancé
  • Nom de la vue, du compte, règle de filtre

Quand vous cliquez sur Rechercher, tous les objets correspondant à la recherche s'affichent en fond de carte. Vous pouvez avec un clic les ajouter à la tournée (Ajouter une étape).


Exporter le résultat de la recherche

Sous la carte, une liste des étapes de la tournée est également proposée. Cliquez sur le bouton Exporter, situé en bas de l’écran, pour exporter au format Excel les résultats de la recherche sous forme de liste.
 Les champs présents dans cette liste sont paramétrables dans le module Administration - onglet Présentation.

Enregistrer une tournée dans l'agenda

Après avoir optimisé votre tournée, vous pouvez la sauvegarder dans votre agenda en cliquant sur le bouton Enregistrer. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez réaliser votre tournée et indiquez si les rendez-vous positionnés peuvent Remplacer les évènements existants déjà dans votre agenda. Enfin, il est possible de Faire apparaître les trajets dans l'agenda :
Le calendrier (accessible depuis l’onglet Accueil) est automatiquement rempli à la date choisie. Les rendez-vous sont positionnés en tenant compte de l’ordonnancement optimal trouvé, des éventuelles contraintes horaires définies, de la durée de chaque rendez-vous et de la durée de déplacement entre chaque rendez-vous.
Des événements Trajets sont également ajoutés entre les rendez-vous, pour indiquer dans l'agenda les temps de route.
Enfin, une nouvelle tâche est automatiquement créée dans chaque objet (compte, contact ou autre) concerné.

Pour aller plus loin...

Consultez l'aide d'Opti-Time for Salesforce pour découvrir comment optimiser plusieurs journées ou plusieurs ressources humaines :


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