Importer des données dans Opti-Time for Salesforce

Principe

L'importation de données est souvent une étape préliminaire indispensable pour pouvoir utiliser Opti-Time for Salesforce. Elle permet de créer dans l'application des comptes et/ou contacts avec leurs données associées, parmi lesquelles l'adresse permettant leur localisation géographique (géocodage) puis leur utilisation dans l'ensemble de l'application.

Un compte est une organisation, une société ou un consommateur que vous souhaitez suivre, par exemple, un client, un partenaire ou un concurrent.

Les contacts sont les personnes associées à vos comptes. Vous pouvez importer vos contacts en même temps que vos comptes mais vous ne pouvez pas importer des contacts sans avoir préalablement créé/importé le ou les comptes auxquels ils se rattachent. Pour importer vos contacts, procédez de la même manière que pour l’import des comptes.

 Les contacts héritent par défaut des coordonnées postales associées au compte auxquels ils se rattachent. Si besoin, il est possible de définir des coordonnées spécifiques au contact en modifiant manuellement la fiche associée et/ou en important un fichier de données spécifique.

Utilisation

Si vous souhaitez vous exercer avec des données fictives, vous pouvez télécharger le fichier d'exemple utilisé dans les illustrations ci-dessous. Ce fichier data.csv contient 57 comptes en France métropolitaine, à importer avec leurs données associées.


Depuis Salesforce Lightning

> Configuration > Administration > Données > Assistant d'importation de données

Cliquez sur l'icône d'engrenage située en haut à droite de l'écran, puis sur Configuration, le module se charge alors. Dans le volet de gauche, dans la section ADMINISTRATION, choissez Données, puis Assistant d'importation de données. Cliquez alors sur Lancer l'assistant.

L'assistant se déroule alors en 3 étapes :

Sélectionner des données

  1. Sélectionnez le type d'objets que vous souhaitez importer. Ici, choisissez Comptes et contacts.
  2. Si vous partez d'une base vierge, choisissez ensuite Ajouter de nouveaux enregistrements. Si vous disposez déjà de données, choisissez entre Mettre à jour des enregisrements existants et Ajouter de nouveaux enregistrements et mettre à jour des enregistrements existants. Puis, définissez le mappage des principaux champs avec le modèle de données de Salesforce.
  3. Choisissez le format de fichier de données à importer, ou glissez-déposez le fichier CSV à télécharger depuis votre explorateur de fichiers.

 Les valeurs du fichier CSV doivent être séparées par des virgules ou des tabulations

Cliquez sur Suivant pour passer au mappage des champs à importer.

Modifier le mappage

Effectuez ensuite le mappage des champs du fichier CSV à importer avec les champs des objets Salesforce (Comptes ou Contacts) concernés.

Il est possible de mapper un champ de votre fichier de données avec plusieurs champs de Salesforce. Dans l'exemple ci-dessous, le champs Adresse a été mappé avec les champs Compte : Rue de facturation et Compte : Rue d'expédition :

 Les champs non mappés seront ignorés à l'importation dans Salesforce.

 

Cliquez sur Suivant pour vérifier le mappage et démarrer l'importation.

Démarrer l'importation

 

Un résumé s'affiche. Cliquez sur Démarrer l'importation pour lancer le téléchargement du fichier CSV dans Salesforce.

> Pour aller plus loin

Retrouvez l'importation de données dans Lightning Experience sur le site Trailhead de Salesforce, où un module de formation dédié est disponible.

Plus d'informations sur les limitations du module d'import de données de Salesforce en cliquant ici (page du site de Salesforce en anglais).


Depuis Salesforce Classic

Onglet Comptes > Importer mes comptes et contacts

Pour importer des comptes et/ou des contacts, vous devez choisir l'onglet Comptes dans l'application. Puis, en bas à droite, dans la rubrique Outils, choisissez Importer mes comptes et contacts.

Si vous souhaitez importer des comptes et des contacts, il est nécessaire de réaliser l'importation des comptes avant d'importer les contacts. L'assistant peut ainsi être exécuté une première fois pour importer les comptes, puis une seconde fois pour associer les contacts aux comptes précédemment importés.

En fin d'importation, l'assistant ne permet pas de revenir vers Opti-Time for Salesforce. Aussi, il est recommandé d'ouvrir le lien Importer mes comptes et contacts dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre du navigatreur :

Pour importer les données, suivez l'assistant accessible sur la page suivante :

  1. cliquez sur le bouton Lancer le processus d'importation pour lancer l'assistant :

  1. Choisissez la source de données. Dans le cas présenté en exemple, il s'agit d'un format CSV enregistré depuis un tableur (format texte avec virgule comme séparateur de colonnes). Un modèle CSV est également fourni sur cette page pour apprendre à préparer vos données pour l'importation. Pour importer un fichier CSV, choisissez Generic CSV Format :

 Les valeurs d'un fichier CSV doivent impérativement être séparées par une virgule et non un point virgule. Veillez donc à ce qu’aucun champ ne contienne de virgule. Pour les adresses par exemple, préférez utiliser des espaces (52 avenue Aristide Briand au lieu de 52, avenue Aristide Briand).

  1. Sélectionnez un fichier CSV puis cliquez sur le bouton Charger :

  1. Une fois le fichier chargé, un message indique le nombre de champ restant à mapper. Selon le nom des champs, un mappage automatique peut s'effectuer à l'importation. Cliquez sur le bouton Mapper mes champs pour afficher l'assistant de mappage des champs.

  1. L'assistant de mappage des champs propose 3 onglets. Le premier liste les champs non mappés, le second liste les champs mappés (automatiquement ou manuellement depuis le premier onglet), le troisième liste les champs à ne pas importer si dans le premier vous avez choisi Ne pas importer le champ :

  1. L'onglet Champs non mappés liste les champs restant à mapper manuellement quand le mappage automatique basés sur le nom des champs a échoué. Devant chaque champ, une liste déroulante propose de mapper le champ Salesforce correspondant. Cette liste se décompose en deux sections : la première liste les champs des Contacts, la seconde liste les champs des Comptes. Choisissez avec quel type d'objets de l'application vous souhaitez effectuer le mappage :

  1. Une adresse est obligatoire pour pouvoir utiliser l'application Opti-Time for Salesforce. Elle est composée de plusieurs champs (Rue, Code postal, Ville, Région, Pays). Tous les champs ne sont pas obligatoires (la région par exemple), mais si tous les champs sont renseignés et mappés dans l'applications, la garantie de précision de localisation géographique des adresses (géocodage) sera accrue. Pour mapper les champs d'adresse, vous avez le choix entre l'adresse de facturation et l'adresse d'expédition. Vous pouvez donc mapper deux adresses distinctes dans l'application qui pourront ensuite être utilisées comme référence pour la localisation géographique :

  1. Poursuivez le mappage de l'ensemble des champs que vous souhaitez importer dans l'application. Si certains champs présents dans vos données ne sont pas utiles, choisissez devant chacun d'eux la valeur Ne pas importer le champ, première valeur de la liste. Le champ bascule automatiquement dans la liste Champs à ne pas importer (3e onglet de l'assistant de mappage) :

  1. Les champs mappés sont progressivement listés dans l'onglet Champs mappés. Le mappage peut être alors modifié si nécessaire :

  1. Une fois le mappage terminé (généralement lorsque la liste de l'onglet Champs non mappés est vide), cette page affiche Tous vos champs sont mappés. Cliquez alors sur le bouton Lancer l'importation.

  1. L'assistant d'importation affiche alors un message indiquant que l'importation est en cours :

  1. Un e-mail est envoyé à l'adresse e-mail associée au compte utilisateur de l'application une fois l'importation terminée :

Vous pouvez alors retourner dans l'application Opti-Time for Salesforce et commencer à utiliser les données importées.

L'onglet Comptes se retrouve alors alimenté des données importées. Cliquez sur l'onglet Comptes et choisissez d'afficher la vue Tous les comptes. Les données s'affichent alors et peuvent ensuite être sélectionnées, géocodées, puis localisées sur le carte, etc. :


Pour aller plus loin...

Si vous avez besoin d’aide, salesforce.com met à votre disposition des vidéos tutorielles pour vous expliquer comment bien exporter vos données et les importer dans la solution (vidéos en anglais).

Consultez l'aide d'Opti-Time for Salesforce pour découvrir comment :


Retour à l'aide Opti-Time for Salesforce