Gérer les événements

Principe

Avant de pouvoir optimiser des tournées, il convient de gérer et localiser les événements déjà existants dans l'agenda des intervenants à géoplanifier, pour les prendre en compte en complément des visites qui seront proposées par le moteur d'optimisation. Cette étape est un préalable indispensable à la géoplanification.

Cette étape consiste essentiellement à :

  • lister et filtrer les événements déjà existants dans l'agenda, par type d'événement, par intervenant et par date
  • qualifier les événements de l'agenda en définissant leur type : rendez-vous ou indisponibilité
  • définir le statut des évélements existants qui aura un impact sur leur prise en compte au moment de l'optimisation : planifié, confirmé, réalisé
  • modifier, dupliquer ou supprimer un ou plusieurs événements
  • enfin, saisir l'adresse et géocoder les événements existants qui n'ont pas déjà été localisés.

Ces actions peuvent être définies :

  • sur un événement en particulier
  • sur une sélection ou l'ensemble des événements

Utilisation

Onglet Événements

L'onglet Événements permet de gérer et géocoder les événements. Reportez-vous à la rubrique d'aide dédiée pour Géocoder les événements.

Lister et filtrer les événements

Pour lister et filtrer les événements existants dans l'agenda, la section Rechercher en haut de la fenêtre permet :

  1. de filtrer ou non sur le Type d'événement (tous, les rendez-vous ou les indisponibilités)
  2. de filtrer ou non les événements Attribués à un intervenant : saisissez le nom d'un intervenant, la saisie semi-automatique propose les noms d'intervenants contenant la chaîne de caractères saisie
  3. de définir une borne de dates de Début et de Fin : le filtrage sur des dates passées est possible

Une fois les critères de filtrage définis, le bouton Rechercher affiche la liste des événements et propose plusieurs autres actions.

Qualifier les événements

Pour qualifier un ou plusieurs événements, il faut :

  1. sélectionner le ou les événements à l'aide des cases à cocher à gauche de la liste
  2. cliquer sur le bouton Modifier suite pour accéder à la fenêtre d'édition de l'ensemble de leurs caractéristiques communes.
  3. Modifier le champ Type d'événement.

Il est possible de choisir parmi 2 types d'événements :

  • Rendez-vous : un rendez-vous est associé à un compte ou une piste
  • Indisponibilité : une indisponibilité définit un créneau horaire non disponible et non associé à un compte ou une piste. Il peut s'agir de réunions internes, de congés ou autre

Définir ou modifier le statut des événements

Pour définir ou modifier le statut d'un ou plusieurs événements, il faut :

  1. sélectionner le ou les événements à l'aide des cases à cocher à gauche de la liste
  2. pour modifier le statut de plusieurs événements sans avoir à ouvrir la fenêtre de modification, sélectionnez les éléments dans la liste, puis utilisez la liste déroulante Statut.

Il est alors possible de choisir parmi 3 statuts :

  • Planifié : un événement planifié est pris en compte par le moteur d'optimisation, mais son déplacement dans le temps est autorisé
  • Confirmé : un événement confirmé est pris en compte par le moteur d'optimisation, mais son déplacement dans le temps est interdit. Ce statut est utile pour les rendez-vous ou indisponibilités déjà fixés avec d'autres interlocuteurs et qui ne peut être déplacé dans le temps par le moteur d'optimisation
  • Réalisé : un événement réalisé (qui a donc eu lieu) est pris en compte par Opti-Time for Salesforce pour le calcul de la date de prochaine visite, dans le cas d'événements récurrents (visites récurrentes de comptes, associées à une fréquence...).
  1. Il est également possible de cliquer sur le bouton Modifier suite à une sélection d'événements pour accéder à la fenêtre d'édition de l'ensemble de leurs caractéristiques communes.

Modifier, dupliquer ou supprimer un ou plusieurs événements

Pour modifier, dupliquer ou supprimer un ou plusieurs événements, il faut :

  1. sélectionner le ou les événements à l'aide des cases à cocher à gauche de la liste
  2. Pour éditer les caractéristiques d'un événement, cliquez sur le lien Modifier dans la liste ; pour le supprimer, cliquez sur le lien Supprimer dans la liste.
  3. Pour dupliquer un ou plusieurs évènements, cliquez sur le bouton Dupliquer au-dessus de la liste et sélectionnez la date de commencement de la duplication (sur un ou plusieurs jours selon les évènements choisis).
  4. Pour modifier ou supprimer plusieurs événements, cliquez sur le bouton Modifier au-dessus de la liste pour accéder à la fenêtre d'édition ; pour les supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer au-dessus de la liste.

La fenêtre d'édition du ou des événements s'affiche alors et permet :

  1. d'éditer l'ensemble des caractéristiques de cet événement s'il est seul ou les caractéristiques communes à plusieurs événements :

Les champs des événements sont les suivants :

  • Attribution
  • Objet
  • Date/heure de début et fin
  • Heure de début minimal et de fin maximale
  • Type d'événement
  • Statut
  • Date au plus tôt et date au plus tard
  1. de saisir l'adresse et géocoder le ou les événements. Reportez-vous à la rubrique d'aide dédiée pour Géocoder les événements.

Enfin, le bouton Enregistrer ou Annuler ferme la fenêtre d'édition du ou des événements modifié et retourne à la liste des événements filtrés.


Pour aller plus loin...

Consultez l'aide d'Opti-Time for Salesforce pour découvrir comment :


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